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Die SMART FED Idee
Das SMART FED Tool
Mitarbeiter Feedback is. Mitarbeiterumfrage

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FAQ - Häufige Fragen ... & Antworten

Monitoring Tool

Erfüllt das Monitoring Tool die Norm ISO 9001 in Bezug auf die Anforderungen zur Rückmeldung Interessierter Parteien (Mitarbeitende)?
Ja. Im Grunde sogar sehr viel besser als eine Mitarbeiterbefragung, da das Monitoring Tool den Mitarbeitenden die Möglichkeit gibt, zu all ihren Bedürfnissen, inkl. der Situation am Arbeitsplatz und im Job, Rückmeldung zu geben. Dies noch jederzeit, direkt und konkret. Diese umfassende und zeitnahe Rückmeldung kann eine Mitarbeiterumfrage praktisch gar nicht leisten, da sie sonst unendlich lang sein müsste und sehr viel regelmäßiger durchzuführen wäre, als dies in vielen Organisationen der Fall ist.
Ersetzt das Monitoring Tool und das darin enthaltene Feedback das persönliche Mitarbeitergespräch?
Nein. Das persönliche Mitarbeitergespräch mit den Vorgesetzten ist ein direktes, bilaterales Feedback-Gespräch und darüber hinaus auch ein Gefäß, wo sehr persönliche Dinge der Mitarbeitenden besprochen werden. Feedback gibt es hier (oder sollte es hier) zudem in beiden Richtungen geben, sehr offen und nur bedingt strukturiert. Diese Form des Feedbacks kann und will die Mitarbeiter Feedback-App von SMART FED in keinem Fall ersetzten.
Sind die Mitarbeitenden aufgefordert sofort ein Feedback abzugeben, wenn sie die Einladung erhalten?
Nein, genau das will das Monitoring Tool von SMART FED nicht. Die Mitarbeitenden sollen dann Feedback geben, wenn sie ein konkretes Anliegen bzw. Bedürfnis haben, welches für sie gerade aktuell und relevant ist. Es ist ja eben kein Tool zur “Messung” der Mitarbeiterzufriedenheit zu einem Zeitpunkt x.
Ist das Monitoring Tool eine Alternative zum Vorschlagswesen?
Nein. Das Monitoring Tool hat ein paar grundlegende Unterschiede zum Vorschlagswesen, auch wenn eines der wesentlichen Ziele identisch ist, nämlich die Effizienz und Effektivität einer Organisation zu verbessern. Das Monitoring Tool von SMART FED geht jedoch einen anderen Weg, der sich wie folgt unterscheidet:
1. Das Tool liefert nicht nur Hinweise darauf, was zu verbessern ist, wie beim Vorschlagswesen, sondern zeigt auch auf, was die Mitarbeitenden schätzen.
2. Im Gegensatz zum Vorschlagswesen muss der Feedback-Geber keinen eigenen Verbesserungsvorschlag liefern, was bei vielen organisatorischen Themenstellungen auch gar nicht so einfach möglich ist.
3. Auch wenn jedes einzelne Feedback wichtig ist, so wird es für die Organisation erst dann wirklich relevant, wenn es zum selben Thema mehrere Feedbacks gibt. Beim Vorschlagswesen ist hingegen jeder einzelne Vorschlag direkt zu behandeln.
Können Organisationen ihre eigenen Feedback-Parameter festlegen?
Nein. Gerne nehmen wir aber ihre Anregungen und Wünsche entgegen, wenn Sie Feedback-Adressaten, Themen oder Kriterien vermissen sollten oder Vorschläge für Verbesserungen haben. Wenn immer möglich und allgemein anwendbar, werden wir diese bei einem unserer nächsten Updates der App berücksichtigen. Nutzen Sie dazu bitte unser Feedback-Formular.
Definitiv nicht übernommen werden jedoch die Themen “Lohn/Gehalt” (sind Themen für Gewerkschaften / Arbeitnehmervertretungen) sowie “Personalrestaurant/Kantine” (werden in den Regel von externen Dienstleistern betrieben und sind nicht Teil der Organisation).
Gibt es das Monitoring Tool in verschiedenen Sprachen?
Aktuell gibt es das Monitoring Tool nur in einer deutschsprachigen Version. Weitere Sprachversionen werden in den nächsten Monaten folgen.
Wie können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Monitoring Tool erfasst und verwaltet werden?
Aktuell können die Mitarbeitenden manuell (einzeln) oder mittels EXCEL-Import hochgeladen bzw. verwaltet werden.
Kann die Nutzung des Monitoring Tools auf einzelne Organisationsbereiche eingeschränkt werden?
Ja. Es gibt kein unteres Limit in Bezug auf die Anzahl erfasster Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Ausnahme der Administratorin bzw. des Administrators. Sie können also zunächst gezielt Mitarbeitende aus einem einzelnen Organisationsbereich einladen, um z.B. das Monitoring Tool in einem kleinen Kreis auszuprobieren. Später können Sie dann Schritt für Schritt die Mitarbeitenden aus anderen Organisationsbereichen hinzufügen, ohne dass die vorherigen Feedback-Daten dabei verloren oder verfälscht werden.
Gibt es einen idealen Zeitpunkt zur Nutzung des Monitoring Tools in einer Organisation?
Nein. Sie können jederzeit starten. Das Monitoring Tool ist ein kontinuierliches Führungsinstrument ohne zeitliche Grenzen.

Feedback-App

Kann ich dasselbe Feedback mehrfach abgeben?
Jeder Mitarbeiter kann in einem Zeitraum von 12 Monaten zu einem einzelnen Feedback-Kriterium nur einmal Feedback geben.
Innerhalb der zwölf Monate, wo das Feedback-Kriterium blockiert ist, kann die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter jedoch bis zu 3 Mal eine Neubeurteilung der Situation vornehmen ⇒ Bewertung von Veränderungen.
Ist die Anonymität meiner Feedbacks gewährleistet trotz eines persönlichen Kontos mit meinem Namen in der App?
Ja. Im Gegensatz zu den klassischen Umfrage-Tools hat die Organisation beim Monitoring Tool von SMART FED keinen Zugang zu den Rohdaten in der Datenbank. Die Rohdaten werden auch nicht an Ihre Organisation in irgendeiner Form übermittelt. Die Auswertung bzw. Bereitstellung der Feedback-Daten erfolgt ausschließlich anonymisiert über das Management Cockpit.
Die Anonymität der Feedback-Geber könnte also nur umgangen werden, wenn die Organisation (oder Mitarbeitende der Organisation) die Datenbank des Servers bzw. der App gesetzeswidrig hackt bzw. hacken lässt. Dies würde jedoch entsprechende Konsequenzen nach sich ziehen.
Ist die generelle Nutzung der Feedback-App durch meine Organisation rückverfolgbar?
Grundsätzlich ja, wenn Sie die Feedback-App auf einem Gerät nutzen (egal welcher Art), welches im internen IT-Netz (z.B. WLAN / Wi-Fi) der Organisation eingeloggt ist. Dies muss jede Organisation aus verschieden Gründen tun.
Wer sicher gehen möchte, dass die Nutzung der App durch seine Organisation nicht nachvollzogen werden kann, sollte dies deshalb in einem privaten oder öffentlichen IT-Netz tun.
Was passiert, wenn ich mein persönliches Konto in der App nicht(!) aktiviere?
Gar nichts. Sie sind im Monitoring Tool lediglich mit Ihrem Namen und Ihrer E-Mail-Adresse erfasst. Diese Daten sind jedoch ausschließlich nur den internen Administratoren Ihrer Organisation zugänglich.
Kann meine Organisation erkennen, ob ich mein persönliches Konto in der App aktiviert habe?
Nein. Ihre Organisation kann nirgends einsehen, welche Mitarbeitenden ihr persönliches Konto aktiviert haben.
Wie kann ich mich in die App einloggen, wenn ich den Login-Link nicht mehr verfügbar habe oder sich meine E-Mail Adresse bzw. meine angegebene Telefon-Nr. geändert haben?
Bitte kontaktieren Sie in diesen Fällen den oder die SMART FED App-Administratorin Ihrer Organisation. Diese Person kann ihnen einen Re-Login-Link zusenden.

SMART Feedback