Diese Datenschutzerklärung wurde am 30.01.2020 zuletzt aktualisiert und gilt ausschließlich für die Nutzung des SMART FED Tools bzw. der Feedback-App und nicht der SMART FED Website.

SMART FED legt großen Wert auf den Schutz der Daten seiner Kunden bzw. Benutzern des Feedback-Tools. SMART FED unternimmt alle üblichen und zumutbaren Maβnahmen zum Schutz persönlicher Informationen vor Verlust, Missbrauch, unberechtigtem Zugriff, Offenlegung, Veränderung oder Zerstörung.

Grundsätzlich findet bei der Bearbeitung personenbezogener Daten das Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) sowie die europäische Datenschutzgrundverordnung 2016/679 (DSGVO) Anwendung.

Ihre Daten im SMART FED Tool/App

Wenn Sie das SMART FED Tool bzw. die Feedback-App benützen, werden persönliche Daten von ihnen auf den Servern unserer Provider gespeichert. Hierzu sind zwei Benutzergruppen zu unterscheiden:

a) Kontaktpersonen

Kontaktpersonen sind für SMART FED die offiziellen Ansprechpartner der Kunden im Rahmen abgeschlossener Lizenzverträge. Ihre Namen sowie die geschäftlichen Kontaktdaten (Anschrift, E-Mail, Telefon-Nr., Position) sind zur Aufnahme und Aufrechterhaltung der geschäftlichen Beziehung unabdingbar erforderlich. Diese Daten werden in einem separaten CRM-System gespeichert und gepflegt, auf das ausschließlich Mitarbeitende der smart-fed AG Zugriff haben. Diese Daten werden nicht an Dritte weitergegeben oder verkauft.

b) Benutzer SMART FED Tool/App

Unter Benutzer versteht SMART FED alle Personen, die von ihrer Organisation die Zugriffsberechtigung zum SMART FED Tool bzw. zur SMART FED App erhalten, in welcher Rolle auch immer. Die hierzu notwendige Erfassung und Pflege der personenbezogenen Daten, z.B. Name, E-Mail, Organisationsbereich oder Personal-Nr., erfolgt ausschließlich durch die beim Kunden benannten Personen mit Administratorenrechte. Diese Daten liegen in einem geschützten Bereich, auf denen Dritte keinen Zugriff haben. Auch nicht die Firma smart-fed AG und ihre IT-Partner.

Die Erfassung einer Person im Feedback-Tool durch die Administratoren der Organisation ist rein passiver Natur. Über die Aktivierung seines persönlichen Benutzerkontos entscheidet jeder Benutzer selbst. Jedes Benutzerkonto und die damit verbundenen Zugriffsrechte kann über die Administratoren wieder gelöscht werden, wenn ein Benutzer die Organisation verlässt oder dies wünscht.

Die Feedback-Daten der Benutzer selbst werden verschlüsselt und anonymisiert in einem geschützten Datenbereich gespeichert, um den Schutz der Anonymität der Feedback-Geber zu gewährleisten. Dieser Datenbereich ist auch für organisationsinterne Personen mit Administratorenrechten nicht zugänglich. Die Konsolidierung und Bereitstellung der Feedback-Daten für die Analyse erfolgt anonymisiert in den entsprechenden Reporting-Modulen (z.B. Management Cockpit). Die anonymisierten Feedback-Daten bleiben gespeichert, auch wenn ein Benutzerkonto deaktiviert bzw. gelöscht wird.

Zugriffsschutz

SMART FED sorgt durch verschiedene Maβnahmen dafür, dass Dritte nicht unbefugt auf Kunden- bzw. Benutzerkonten zugreifen können.

Ein zentrales Element im SMART FED Sicherheitskonzept ist ein SMS-Code mit einer zeitlich begrenzt gültigen Transaktionsnummer. Dieser Code wird via SMS vor jedem Login an den Benutzer versandt und garantiert so einen hohen Zugriffsschutz auf das Benutzerkonto. Die sonst übliche Eingabe eines Benutzernamens und eines Passwortes sind bei diesem Verfahren nicht mehr erforderlich.

Voraussetzung hierfür ist, dass der Benutzer über ein elektronisches Endgerät (z.B. Smartphone oder Tablet) mit einer persönlichen Telefon-Nr. verfügt, um die SMS zu empfangen.

Logdaten

Das Feedback-Tool hosten wir bei Nine Internet Solutions AG, 8047 Zürich (Schweiz). Der Server-Provider erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log Files, die jeder Browser automatisch übermittelt. Dies sind:

• IP-Adresse
• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage

Diese Daten sind nicht direkt bestimmte Personen zuordenbar. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, diese Daten nachträglich zu prüfen, wenn uns konkrete Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Nutzung bekannt werden.

Cookies / Tracking Codes

Das SMART FED Tool bzw. die Feedback-App speichert keine Cookies oder sonstige Tracking-Codes auf Ihrem elektronischen Endgerät (Computer, Tablet, Smartphone etc.). Uns ist wichtig, dass alle Zugriffe auf das Tool bzw. die App so anonym wie irgend möglich stattfinden.

Dienste von Dritten

Für das Login der Benutzer und den Zahlungsverkehr nutzt SMART FED folgende Dienste von Dritten, bei denen teilweise persönliche oder geschäftliche Daten genutzt bzw. übermittelt werden.

1. Twilio zum Versand des Zugangs-Code via SMS zum Login in die App. Die Datenschutzerklärung von Twilio finden Sie hier.
2. SendGrid zum Versand der Login E-Mails an die Benutzer. Die Datenschutzerklärung von SendGrid (Twilio) finden Sie hier.
3. Stripe zur Abwicklung der Kreditkartenzahlungen. Die Datenschutzerklärung von Stripe finden Sie hier.

Werbung

Die Nutzung des Feedback-Tools bzw. der App ist werbefrei. Wir erlauben uns aber, den bei uns erfassten Kontaktpersonen via E-Mail Informationen zukommen lassen, wenn

1. neue Funktionalitäten, Parameter oder sonstige Erweiterungen bei aktuell laufenden Lizenzverträgen für die Kunden freigeschaltet wurden (Software-Releases);
2. bestehende Software-Fehler behoben wurden (bug fixing).

Inaktive Konten

SMART FED behält sich vor, Benutzerkonten und die darin enthaltenen Daten zu löschen, wenn ein nicht verlängerter Lizenzvertrag länger als 1 Jahr inaktiv war.

Standort der Daten

Die Daten im Feedback-Tool bzw. der App werden auf Severn in der Schweiz gespeichert.

Aufbewahrungsdauer Personendaten

SMART FED bewahrt personenbezogene Daten der Kontaktpersonen nur so lange auf, wie es rechtlich oder entsprechend dem Verarbeitungszweck notwendig ist. Speichern wir Daten aufgrund einer Vertragsbeziehung mit Ihnen, bleiben diese Daten mindestens so lange gespeichert wie die Vertragsbeziehung besteht und längstens so lange Verjährungsfristen für mögliche Ansprüche von uns laufen oder gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Anspruch auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Beschwerde

Kontaktpersonen haben das Recht, jederzeit ihre Datenschutzrechte geltend zu machen und Auskunft darüber zu verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten über sie bei uns bearbeitet werden. Sie können ihre personenbezogenen Daten auch jederzeit mit schriftlicher Mitteilung und entsprechendem Nachweis ihrer Identität an nachfolgende Adresse berichtigen, sperren oder löschen lassen:

contact@smart-fed.com

Zum Zwecke der Korrespondenz und aus betriebstechnischen Gründen muss jede Organisation, welche die SMART FED App nutzen, mindestens eine Kontaktperson benannt haben. Die Daten einer Kontaktperson können aus diesem Grund nur dann gelöscht werden, wenn vorgängig eine neue Kontaktperson benannt wird, oder die Vertragsbeziehung zur smart-fed AG als Ganzes beendet wurde.

Wir behalten uns vor, in diesem Zusammenhang mit Ihnen zu korrespondieren. Bitte beachten Sie, dass wir auch nach Ihrer Aufforderung zur Löschung Ihrer personenbezogenen Daten diese teilweise im Rahmen unserer gesetzlichen oder vertraglichen Aufbewahrungspflichten (etwa zu Abrechnungszwecken) speichern müssen und in diesem Fall Ihre personenbezogenen Daten soweit zu diesem Zweck erforderlich nur sperren.

Hinweis! Über die personenbezogenen Daten der Benutzer in der SMART FED App kann SMART FED keine Auskünfte geben, da diese ausschließlich von der Organisation selbst bearbeitet und verwaltet werden. SMART FED hat keinen Zugriff auf diese Daten. Benutzer müssen sich deshalb zu diesem Zweck direkt an den oder die Administratoren in ihrer Organisation wenden.

Ansprechpartner

Wenn Sie Fragen zum Datenschutz bei der Nutzung des SMART FED Tools bzw. der Feedback-App haben, Auskünfte verlangen oder die Löschung Ihrer Daten beantragen möchten, wenden Sie sich bitte an unseren Ansprechpartner für Datenschutzrecht, in dem Sie eine E-Mail an contact@smart-fed.com schicken.

Die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten lauten wie folgt: